Enterprise Resource Planning atau ERP sebenarnya suatu proses atau pendekatan yang mencoba untuk mengkonsolidasi seluruh departemen perusahaan dan fungsi ke dalam satu sistem komputer masing-masing departemen agar pelayanan kebutuhan khusus. It is, in a sense, a convergence of people, hardware and software into an efficient production, service and delivery system that creates profit for the company. Hal ini, dalam arti, konvergensi orang, hardware dan software ke dalam produksi yang efisien, layanan dan sistem pengiriman yang menciptakan keuntungan bagi perusahaan.
While the idea is easy to grasp in theory, the reality has been different. Sementara ide mudah untuk memahami dalam teori, kenyataan telah berbeda. Most companies have a conglomeration of different systems and procedures (as well as hardware and software) designed 'specifically' for their own needs. Sebagian besar perusahaan konglomerasi memiliki sistem dan prosedur yang berbeda (dan juga hardware dan software) yang dirancang 'khusus' untuk kebutuhan mereka sendiri. Employee records (including payroll, medical and other benefits) are held by Human Resources. Catatan karyawan (termasuk gaji, medis dan manfaat lainnya) yang diselenggarakan oleh Sumber Daya Manusia. Financial data and processing, which includes payroll computations and employee compensation as well as invoicing and billing for company products and services, are held by the Finance Department. Data keuangan dan pengolahan, yang meliputi perhitungan penggajian dan kompensasi karyawan serta penagihan dan tagihan untuk produk dan jasa perusahaan, yang diselenggarakan oleh Departemen Keuangan. Production data is held by manufacturing. Data produksi dipegang oleh manufaktur. Inventories are held by warehousing. Persediaan dipegang oleh pergudangan. Customer orders are held by Customer Relations, and so on. Pesanan pelanggan dipegang oleh Customer Relations, dan sebagainya.
The 'dream' of ERP is to have a single software solution integrating the different functions and activities into a seamless whole where information needed for decision-making is shared across departments, and the action taken by one department results in the appropriate follow-up action up and down the line. The 'mimpi' dalam ERP adalah untuk memiliki satu solusi perangkat lunak yang mengintegrasikan fungsi dan kegiatan yang berbeda menjadi sebuah keseluruhan mulus di mana informasi yang dibutuhkan untuk pembuatan keputusan dibagi di seluruh departemen, dan tindakan yang dilakukan oleh satu departemen yang sesuai hasil tindak lanjut atas dan ke bawah garis.
The most often-cited example of an ERP software is customer ordering and delivery where a customer's order moves smoothly from Sales, where the 'deal' is consummated, to Inventory and Warehousing, which retrieves and packages the order for delivery, to Finance, where invoicing, billing and payments are handled, and on to Manufacturing, where replacement of the bought-and-paid-for product is done. Yang paling sering dikutip contoh dari software ERP adalah pemesanan dan pengiriman pelanggan di mana pesanan pelanggan bergerak dengan lancar dari Penjualan, di mana 'kesepakatan' telah terwujud, untuk Inventarisasi dan Pergudangan, yang mengambil dan paket perintah untuk pengiriman, untuk Keuangan, dimana faktur, penagihan dan pembayaran ditangani, dan pada Pabrikan, di mana penggantian membeli-dan-dibayar-untuk produk dilakukan.
Primary Benefit Manfaat utama
Prior to ERP, each department may be considered an independent fiefdom. Sebelum ERP, masing-masing departemen dapat dianggap independen fiefdom. Once a department's particular function is completed, it no longer cares for what happens afterwards. Sekali fungsi khusus departemen selesai, tidak lagi peduli atas apa yang terjadi setelah itu. A customer following up with Sales for his product will be told, "Check with Warehouse", who will then say, "Check with Delivery", who can tell the customer, "Please check with Finance to see if your invoice has been cleared". Seorang pelanggan menindaklanjuti dengan Penjualan produknya akan diberitahu, "Periksa dengan Gudang", yang akan kemudian mengatakan, "Periksa dengan Pengiriman", yang dapat memberitahu pelanggan, "Silakan cek Keuangan untuk melihat apakah faktur Anda telah dikosongkan" .
Efforts to integrate the system before always met with the stumbling block of different software and procedures. Upaya untuk mengintegrasikan sistem sebelum selalu bertemu dengan batu sandungan dari berbagai perangkat lunak dan prosedur. A sales person could not access the finance database to find out the customer's billing status, nor can he easily access the warehouse, inventory or delivery to find out the status of the customer's order. Seorang penjual tidak bisa mengakses database keuangan untuk mengetahui status tagihan pelanggan, juga dapat ia dengan mudah mengakses gudang, persediaan atau pengiriman untuk mengetahui status pesanan pelanggan.
With ERP, all elements in the supply and production chain can be easily accessed by all those who need the information. Dengan ERP, semua elemen dalam rantai pasokan dan produksi dapat dengan mudah diakses oleh semua orang yang membutuhkan informasi. This leads to efficiency in customer management and perceived company effectiveness in delivering on customer expectations. Hal ini menyebabkan efisiensi dalam pengelolaan dan dirasakan pelanggan efektivitas perusahaan dalam memberikan harapan pelanggan.
Other Advantages Keuntungan lain
An oft-overlooked advantage in having a workable and efficient ERP system in place is savings in relation to energy consumption and data management. Yang sering diabaikan memiliki keuntungan dalam dapat dikerjakan dan efisien sistem ERP di tempat tabungan dalam kaitannya dengan konsumsi energi dan pengelolaan data.
Having an ERP system in place implies having a single hardware system to handle the different requirements, translating into reduced power consumption operating off a single database which translates into savings on storage. Memiliki sebuah sistem ERP di tempat berarti memiliki satu sistem perangkat keras untuk menangani kebutuhan yang berbeda, menerjemahkan ke dalam mengurangi konsumsi daya operasi dari sebuah database tunggal yang diterjemahkan ke dalam tabungan di penyimpanan.
The savings generated from a minimum of hardware and storage, coupled with operational efficiencies created from a single system across all departments, translates into measurable profit for the company. Tabungan yang dihasilkan dari minimal hardware dan penyimpanan, ditambah dengan menciptakan efisiensi operasional dari sistem satu di semua departemen, diterjemahkan menjadi keuntungan terukur bagi perusahaan.
Beberapa software untuk menjalankan prinsip ERP yaitu
1) SAP
2) JDE
3) BAAN
4) Oracle
5) Compiere (open source)
Keuntungan
Dengan tidak adanya sistem ERP, sebuah perusahaan besar mungkin menemukan dirinya sendiri dengan banyak aplikasi perangkat lunak yang tidak dapat berkomunikasi atau antarmuka secara efektif dengan satu sama lain. Tugas-tugas yang perlu untuk berinteraksi dengan satu sama lain dapat melibatkan:
• Integrasi antar bidang fungsional yang berbeda untuk memastikan komunikasi, produktivitas
dan efisiensi
• Desain teknik (cara terbaik untuk membuat produk)
• Order pelacakan, dari penerimaan melalui pemenuhan
• Siklus pendapatan, dari faktur melalui penerimaan kas
• Mengelola antar-dependensi proses kompleks bill of material
• Pelacakan tiga cara mencocokkan antara pesanan pembelian (apa yang diperintahkan),
persediaan penerimaan (apa yang tiba), dan biaya (apa yang penjual faktur)
• The akuntansi untuk semua tugas-tugas ini: melacak pendapatan, biaya dan laba pada
tingkat rinci.
Sistem ERP memusatkan data dalam satu tempat. Manfaat dari hal ini mencakup:
• Menghilangkan masalah perubahan sinkronisasi antara beberapa sistem
• Permits control of business processes that cross functional boundaries Memungkinkan
pengendalian proses bisnis yang melintasi batas-batas fungsional
• Menyediakan pandangan top-down dari perusahaan (tidak ada "pulau-pulau informasi")
• Mengurangi risiko kehilangan data sensitif dengan mengkonsolidasikan beberapa model
perizinan dan keamanan menjadi satu struktur.
Sejarah Perkembangan ERP (Enterprise Resource Planning)
Perkembangan ERP tidak terlepas dari perkembangan rekayasa pabrikasi (manufacturing) itu sendiri. Kebutuhan akan informasi dari proses pabrikasi juga semakin banyak yang akan berguna bagi setiap pelaku dari pabrikasi baik pelaksanan maupun pengambil keputusan.
Perkembangan ERP melalui tahapan yang sangat lama dengan mengembangkan dari sistem yang telah lahir sebelumnya.
1. Tahun 1960-an merupakan konsep awal dari ERP dengan adanya MRP (Material Requirements Planning), sistem ini meliputi perencanaan dan penjadwalan kebutuhan material perusahaan.
2. Tahun 1980-an MRP berkembang menjadi MRP II (Manufacturing Resource Planning), yang memperkenalkan konsep mengenai penyatuan kebutuhan material (MRP) dan kebutuhan sumber daya untuk proses produksi.
3. Tahun 1990-an perkembangan ERP mulai pesat, awal dari perkembangan ERP dumulai Tahun 1972 dengan dipelopori oleh 5 karyawan IBM di Mannheim Jerman yang menciptakan SAP yang berfungsi untuk menyatukan solusi bisnis. Pada dasarnya ERP adalah penambahan module keuangan pada MRP II, sehingga lebih memudahkan bagi para pengambil keputusan menentukan keputusan-keputusannya.
PENERAPAN ERP PADA PT JAMU PUSPO INTERNUSA
Posted by iNOV JAGiS at 10:56 PM . Tuesday, August 26, 2008
keseimbangan dan komitmen adalah jawaban bagi kemajuan...
PT Jamu Puspo Internusa (JPI) merupakan perusahaan jamu berskala Usaha Kecil Menengah (UKM) yang pertama kali berhasil menerapkan Enterprise Resources Planning (ERP). Keputusan JPI untuk menerapkan ERP dilatarbelakangi oleh keinginan perusahaan untuk berubah menjadi lebih cepat dan akurat dalam pengambilan keputusan, serta menjadikan proses bisnis mereka lebih efisien.
Investasi yang tidak sedikit ini dilakukan JPI mengingat sistem informasi yang ada dalam perusahaan yang ada sekarang sudah tidak lagi mendukung tujuan tuntutan bisnis terhadap pengembangan perusahaan dimasa depan. Dengan penerapan ERP data dari berbagai department akan terintegrasi dan dapat diakses secara real time, sehingga data dapat dimanfaatkan secara optimal dengan akurat. Sistem informasi yang dirancang juga diharapkan dapat diintegrasikan dengan supplier dan distributor perusahaan, dimaksudkan agar inventory dapat dikelola dengan lebih efisien lagi. Terintegrasinya sistem juga diharapkan meningkatkan koordinasi antar bagian di perusahaan serta menekan terjadinya misinformation yang selama ini sering terjadi, karena dokumentasi yang berbeda.
Keselarasan antara business process, people, and information technology
Dalam membentuk suatu sistem informasi yang dapat menjadi enabler bagi perusahaan, maka harus ada keselarasan antara business process, people, and information technology di dalamnya. Pada kasus JPI, perusahaan memahami benar pentingnya ketiga unsur tersebut di atas. Penerapan ERP yang mengikuti best practice dari vendor menuntut perusahaan untuk melakukan reengineering terhadap business process-nya. Penerapan ERP tersebut juga diikuti dengan change management terhadap unsur people dengan baik, tidak ada resistensi dari semua level perusahaan karena dari awal semua pihak telah dilibatkan dalam proyek. Karyawan bahkan dinilai oleh konsultan implementasinya, PT Inti Data Utama, mau bekerja keras untuk memenuhi target project penerapan ERP di JPI.
Metode pengembangan sistem
Pendekatan implementasi sistem informasi yang dilakukan oleh JPI adalah pendekatan big bang. Pendekatan ini dipilih karena perusahaan merasa perlu untuk secepatnya bertransformasi dan memenuhi kebutuhan konsumen. Resiko yang besar dalam penggunaan pendekatan ini diminimalisasi dengan berkomitmen penuh dan fokus pada proyek implementasi ERP yang baru. Karena perusahaan tidak melakukan kustomisasi dan kesadaran perusahaan untuk merubah proses bisnisnya menjadi lebih efisien, maka perusahaan melakukan reengineering mengacu pada best practise sesuai dengan ERP yang akan diterapkan. Hal ini, dirasa akan lebih mempercepat proses implementasi, hasilnya perusahaan dapat go live dalam waktu enam minggu (4 minggu implementasi dan 2 minggu untuk trouble shooting).
Pemanfaatan project management
Proyek implementasi ERP di JPI dilaksanakan dengan membentuk project team yang berisikan wakil-wakil dari manajemen, baik dari top level maupun manajemen di layer yang lebih rendah. Hal ini dimaksudkan untuk mengakomodasi dan menyelaraskan antara misi implementasi secara korporat dengan kebutuhan dari fungsi-fungsi yang ada di dalam perusahaan. Penunjukan PT Inti Data Utama sebagai konsultan implementasi yang berpengalaman dimaksudkan untuk memperlancar proses implementasi dan transfer knowledge pada perusahaan.
Top management dari awal telah berkomitmen penuh dalam proyek pengembangan sistem informasi di JPI. Hal tersebut dibuktikan dengan melibatkan langsung top management dalam project. Kerjasama yang sangat baik ditunjukkan antara manajemen dan konsultan, sehingga keputusan dapat cepat dikeluarkan oleh management perusahaan apabila terjadi trouble dalam proses implementasi sistem baru.
Keselarasan antara company direction dan IS direction
Tantangan bisnis dalam industri jamu saat ini yang semakin tinggi menuntut perusahaan untuk lebih responsif terhadap perubahan dan keinginan pasar. Dengan sistem yang lama hal tersebut tidak dimungkinkan, karena terlalu banyak inefisiensi dalam bisnis proses perusahaan. Meskipun tergolong dalam skala UKM, JPI mengharapkan bahwa perusahaannya mampu bersaing dengan perusahaan-perusahaan lain yang skalanya lebih besar, baik di pasar lokal maupun di pasar global. Arah perkembangan perusahaan tersebut diyakini dapat dicapai melalui penerapan ERP. JPI memutuskan menggunakan SAP Business One sebagai solusi ERP perusahaan karena SAP Business One dirasa sesuai dengan skala perusahaan dan cukup reliable bagi perusahaan dalam mencapai tujuan pengembangan sistem informasinya.
Tantangan yang dihadapi oleh IS department
Sebelum penerapan ERP, perusahaan melakukan in-house development untuk mengembangkan sistem informasinya. Tetapi karena kurangnya pengalaman dan seringnya terjadi pergantian personel di IS department membuat proses pengembangan menjadi tersendat dan tidak pernah selesai. Hal tersebut mendorong perusahaan untuk membeli sistem dari luar perusahaan. Tantangan terbesar yang dihadapi IS department saat ini adalah memaksimalkan pemanfaatan sistem yang baru agar dapat menjadi enabler bagi perkembangan bisnis perusahaan di masa depan.
Kesimpulan
Keputusan PT Jamu Puspo Internusa untuk menerapkan SAP Business One terbukti berhasil dalam mencapai tujuan-tujuan pengembangan ERP. Perusahaan saat ini dapat merespon permintaan pelanggan dengan lebih cepat dan akurat, dan telah dapat memasarkan produk-produknya ke berbagai negara di Timur Tengah dan Asia Tenggara. Tidak hanya itu, melalui penerapan ERP perusahaan dapat melakukan efisiensi dan berbagai penghematan dalam operasionalnya.
Hal terbaik dari penerapan ERP di PT Jamu Puspo Internusa yang dapat dipelajari adalah tentang pentingnya kesesuaian antara investasi IT dan kebutuhan perusahaan. Selain itu, komitmen yang penuh dari management dan kerjasama project team yang solid terbukti mampu memperlancar proses transformasi.
Keuntungan
Dengan tidak adanya sistem ERP, sebuah perusahaan besar mungkin menemukan dirinya sendiri dengan banyak aplikasi perangkat lunak yang tidak dapat berkomunikasi atau antarmuka secara efektif dengan satu sama lain. Tugas-tugas yang perlu untuk berinteraksi dengan satu sama lain dapat melibatkan:
• Integrasi antar bidang fungsional yang berbeda untuk memastikan komunikasi, produktivitas
dan efisiensi
• Desain teknik (cara terbaik untuk membuat produk)
• Order pelacakan, dari penerimaan melalui pemenuhan
• Siklus pendapatan, dari faktur melalui penerimaan kas
• Mengelola antar-dependensi proses kompleks bill of material
• Pelacakan tiga cara mencocokkan antara pesanan pembelian (apa yang diperintahkan),
persediaan penerimaan (apa yang tiba), dan biaya (apa yang penjual faktur)
• The akuntansi untuk semua tugas-tugas ini: melacak pendapatan, biaya dan laba pada
tingkat rinci.
Sistem ERP memusatkan data dalam satu tempat. Manfaat dari hal ini mencakup:
• Menghilangkan masalah perubahan sinkronisasi antara beberapa sistem
• Permits control of business processes that cross functional boundaries Memungkinkan
pengendalian proses bisnis yang melintasi batas-batas fungsional
• Menyediakan pandangan top-down dari perusahaan (tidak ada "pulau-pulau informasi")
• Mengurangi risiko kehilangan data sensitif dengan mengkonsolidasikan beberapa model
perizinan dan keamanan menjadi satu struktur.
Kekurangan
Masalah dengan sistem ERP yang terutama disebabkan oleh kurangnya investasi dalam pelatihan yang berkelanjutan bagi personil TI yang terlibat - termasuk mereka yang menerapkan dan menguji perubahan - serta kurangnya kebijakan perusahaan melindungi integritas data dalam sistem ERP dan cara-cara yang digunakan.
Kekurangan
• Penyesuaian software ERP terbatas.
• Rekayasa ulang proses bisnis agar sesuai dengan "standar industri" ditentukan oleh sistem
ERP dapat mengakibatkan hilangnya keuntungan kompetitif.
• Sistem ERP dapat menjadi sangat mahal (Hal ini telah membuat kategori baru dari "ERP
cahaya" (Expand section) solusi)
• ERPs sering dilihat sebagai terlalu kaku dan terlalu sulit untuk beradaptasi dengan spesifik
alur kerja dan proses bisnis dari beberapa perusahaan-dikutip ini sebagai salah satu penyebab
utama kegagalan mereka.
• Banyak dari link terpadu perlu akurasi tinggi dalam aplikasi lain untuk bekerja secara efektif.
Sebuah perusahaan dapat mencapai standar minimum, maka seiring waktu "data kotor" akan
mengurangi kehandalan dari beberapa aplikasi.
• Setelah sistem didirikan, berpindah biaya sangat tinggi bagi salah satu mitra (mengurangi
fleksibilitas dan kontrol strategis di tingkat korporasi).
• Perusahaan yang kabur batas-batas yang dapat menyebabkan masalah dalam akuntabilitas,
garis tanggung jawab, dan semangat kerja karyawan.
• Perlawanan dalam berbagi informasi sensitif antara departemen internal dapat mengurangi
efektivitas perangkat lunak.
• Beberapa organisasi besar dapat memiliki beberapa departemen dengan terpisah,
independen sumber daya, misi, rantai-of-perintah, dll, dan konsolidasi ke dalam satu
perusahaan dapat menghasilkan manfaat yang terbatas.
• Sistem mungkin terlalu rumit sebenarnya diukur terhadap kebutuhan pelanggan.
• Hal ini dapat meningkatkan risiko hilangnya informasi sensitif dalam hal terjadi pelanggaran keamanan.
sumber :
http://ardhinov.blogspot.com/2008/08/penerapan-erp-pada-pt-jamu-puspo.html
http://translate.google.co.id/translate?hl=id&langpair=en|id&u=http://www.tech-faq.com/enterprise-resource-planning-erp.shtml&prev=/translate_s%3Fhl%3Did%26q%3Dpengertian%2BEnterprise%2BResource%2BPlanning%2B%25E2%2580%2593%2BERP%26tq%3Dunderstanding%2Bof%2BEnterprise%2BResource%2BPlanning%2B-%2BERP%26sl%3Did%26tl%3Den
http://bondiey.blogspot.com/2009/09/enterprise-resource-planning-erp.html
http://salmanalfarrasi.co.cc/?p=1
.jpg)